Masz pomysł na własną firmę, ale nie wiesz, na co można przeznaczyć dofinansowanie z urzędu pracy? Zastanawiasz się, które zakupy przejdą w PUP, a które od razu skreślą wniosek? W tym artykule znajdziesz konkretne podpowiedzi, jak bezpiecznie zaplanować wydatki z dotacji.
Czym jest dofinansowanie z urzędu pracy?
Dofinansowanie z urzędu pracy to jednorazowe środki z Funduszu Pracy, które osoba bezrobotna może dostać na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Pieniądze trafiają na twoje konto na podstawie umowy z urzędem oraz wcześniej złożonego wniosku. W zamian zobowiązujesz się do prowadzenia firmy przez określony czas i nierozpoczynania etatu, żeby dotacja rzeczywiście służyła rozwojowi biznesu. Warunkiem jest także brak wcześniejszego otrzymania bezzwrotnych środków publicznych na firmę lub działalność rolniczą.
We wniosku urząd sprawdza nie tylko twój pomysł, ale też sytuację w ewidencji bezrobotnych oraz historię ewentualnej działalności. Liczy się to, czy nie odmawiałeś bez powodu proponowanej pracy, szkoleń czy staży i czy nie przerwałeś ich z własnej winy. Znaczenie ma także niekaralność za przestępstwa gospodarcze oraz zobowiązanie do nierozliczania się z innymi urzędami pracy o tę samą dotację. Dopiero spełnienie tych warunków otwiera drogę do planowania konkretnych wydatków.
Jak zaplanować wydatki z dotacji?
Od czego zacząć, gdy chcesz ustalić, na co można przeznaczyć dofinansowanie z urzędu pracy w twoim powiecie? Pierwszym krokiem zawsze jest dokładne przeczytanie regulaminu dotacji opublikowanego przez konkretny PUP. To tam znajdziesz listę kosztów dopuszczalnych, zakazanych oraz informację, jaka część środków może iść na towar, reklamę czy usługi doradcze. Regulaminy różnych urzędów potrafią się mocno różnić, dlatego kopiowanie listy zakupów od znajomego z innego miasta często kończy się odrzuceniem wniosku.
Urzędnicy zwracają też uwagę na racjonalność i spójność wydatków z profilem firmy. Laptop o parametrach do montażu filmów będzie łatwiejszy do obrony w działalności graficznej niż w małym biurze rachunkowym. Każdy zakup opisujesz we wniosku, więc musisz pokazać, jak konkretny sprzęt, usługa czy remont przełoży się na start i rozwój działalności. Pomaga krótki, rzeczowy opis pokazujący, do jakich zadań wykorzystasz daną rzecz.
W uzasadnieniach warto ująć między innymi:
- jakie zadania pozwoli wykonywać dana maszyna, urządzenie lub program,
- w jaki sposób wpływa na jakość usług lub szybkość obsługi klientów,
- dlaczego wybierasz dany model czy rozwiązanie zamiast tańszej alternatywy.
Na co można wydać środki inwestycyjne?
Dotacje z urzędu pracy są przeznaczone przede wszystkim na cele inwestycyjne. Chodzi o takie wydatki, które tworzą lub trwałe wzmacniają potencjał twojej firmy. Dlatego najchętniej widziane są zakupy środków trwałych i wyposażenia. To może być profesjonalna maszyna, specjalistyczne narzędzia, urządzenia do świadczenia usług czy porządne meble i sprzęt biurowy. Akceptowane jest także oprogramowanie komputerowe, jeśli ma bezpośredni związek z planowaną działalnością.
Część środków można zwykle przeznaczyć na adaptację lokalu pod firmę. To drobne prace remontowe, wykończenie pomieszczeń, montaż elementów niezbędnych do świadczenia usług czy przyjmowania klientów. W wielu urzędach dozwolone są także wydatki na materiały i towar na start, a także określony zakres reklamy. Chodzi na przykład o wykonanie strony internetowej, logo, szyldu, materiałów promocyjnych czy podstawowej identyfikacji wizualnej.
W katalogu kosztów inwestycyjnych często mieszczą się:
- maszyny, urządzenia i narzędzia potrzebne do świadczenia usług lub produkcji,
- sprzęt komputerowy i biurowy wraz z licencjami na programy,
- wyposażenie lokalu, które tworzy stanowisko pracy,
- materiały i towar startowy w rozsądnej części dotacji,
- usługi prawne lub doradcze związane z uruchomieniem działalności.
Niektóre PUP dopuszczają także zakup sprzętu używanego. Wtedy trzeba zadbać o to, aby jego cena była realna w porównaniu z nowymi odpowiednikami, a sprzedający potwierdził, że nie finansowano go wcześniej z dotacji publicznych. Przy zakupach w sklepach internetowych liczy się wartość sprzętu, a nie koszty przesyłki, dlatego warto porównywać oferty w różnych miejscach, na przykład przeglądając asortyment serwisów takich jak lekkikoszyk.pl.
Czego nie sfinansujesz z dotacji?
Urzędy pracy bardzo jasno oddzielają wydatki inwestycyjne od bieżących kosztów prowadzenia firmy. Z dotacji nie opłacisz więc składek ZUS, paliwa, rachunków za prąd, czynszu za kolejne miesiące czy wynagrodzeń pracowników. Takie koszty mają być pokrywane z przychodów działalności lub innych źródeł, nie z jednorazowego wsparcia na start. To samo dotyczy abonamentów, stałych opłat za usługi księgowe czy długotrwałych kampanii reklamowych.
Ograniczenia obejmują także pewne grupy zakupów inwestycyjnych. Najczęściej wykluczony jest zakup nieruchomości, udziałów w spółkach, opłaty franczyzowe i leasing. Problematyczny bywa też zakup samochodu osobowego, zwłaszcza jeśli nie jest bezpośrednim narzędziem pracy. Pojawiają się limity na telefony, komputery o bardzo wysokich parametrach czy meble, szczególnie wtedy, gdy firma ma działać w twoim mieszkaniu. Nie sfinansujesz też zakupu od najbliższej rodziny ani przejęcia istniejącej firmy.
Typowe wydatki wyłączone z dotacji to między innymi:
- paliwo, składki ubezpieczeniowe i podatki związane z bieżącą działalnością,
- wynagrodzenia pracowników, umowy zlecenia czy dzieło,
- zakup nieruchomości oraz opłaty franczyzowe,
- kasy i drukarki fiskalne, gdy PUP wskazuje je wprost w regulaminie,
- zakupy, które nie mają realnego związku z profilem planowanej firmy.
Jak bezpiecznie rozliczyć przyznane środki?
Po podpisaniu umowy z urzędem pracy dostajesz określony czas na wydanie dotacji i przedstawienie dokumentów potwierdzających każdy wydatek. Zakupy muszą być zrealizowane w terminie wskazanym w umowie, a następnie udokumentowane fakturami, rachunkami lub umowami kupna–sprzedaży. Preferowane są faktury, bo najłatwiej pokazują, co dokładnie kupiłeś i za jaką kwotę. Dokumenty muszą być wystawione na ciebie jako przyszłego przedsiębiorcę, nie na osobę trzecią.
Urzędy wymagają też, aby wszystkie wydatki zgadzały się z listą z wniosku. Jeśli po przyznaniu środków nagle chcesz zamienić jedną maszynę na inną albo dodać nowy rodzaj zakupu, trzeba to wcześniej skonsultować. W wielu przypadkach możliwa jest drobna korekta, ale samodzielna zmiana struktury wydatków grozi koniecznością zwrotu dotacji. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy środkami próbujesz sfinansować koszt całkowicie zakazany.
Przy sprzęcie używanym trzeba zadbać o dodatkowe oświadczenia sprzedającego, a czasem także o wycenę rzeczoznawcy. Gdy dokonujesz zakupów za granicą, dokumenty do rozliczenia będą wymagały tłumaczenia przysięgłego. Bezpieczną zasadą jest sprawdzanie każdej wątpliwej pozycji z regulaminem PUP albo bezpośrednio z doradcą w urzędzie. Taka ostrożność bardzo ułatwia spokojne rozliczenie dotacji i dalsze prowadzenie firmy.
Artykuł powstał przy współpracy z lekkikoszyk.pl.
Artykuł sponsorowany
