Niezależnie od wielkości zarządzanej firmy, trzeba zadbać o tym, aby dokumenty były uporządkowane, kompletne, aktualne i przechowywane zgodnie z przepisami. Zarządzanie dokumentami w biznesie wymaga dobrej organizacji, rzetelności, a niekiedy również sporych nakładów czasu. W artykule podpowiemy, jak dobrze zarządzać dokumentacją w firmie.
Co składa się na zarządzanie dokumentacją?
Zarządzanie dokumentami w firmie nie polega jedynie na przechowywaniu ich w segregatorach w biurach. Na ten proces składa się także wiele istotnych czynności – od przyjęcia dokumentu, aż po jego archiwizację lub zniszczenie. Cały proces powinien być tak zorganizowany, aby przepływ informacji w firmie był jak najbardziej efektywny i bezpieczny.
Dokumenty powinny być przechowywane przez określony czas, zgodnie z przepisami prawa lub procedurami wewnętrznymi przedsiębiorstwa. Im większa liczba dokumentów, tym trudniej nimi zarządzać samodzielnie. Warto zadbać o prawidłowe indeksowanie i rejestrowanie dokumentów, aby w każdej chwili móc odnaleźć potrzebne informacje. Bardzo pomocne tutaj jest nadawanie unikalnych kodów i sporządzanie spisów, dzięki temu zarządzanie dokumentacją w firmie wpływa na przyspieszenie wydajności procesów.
Kolejny istotny aspekt w zarządzaniu dokumentacją to archiwizacja. Archiwizacja dokumentów ma na celu zapewnienie ciągłości informacji, ale też umożliwia łatwe znalezienie potrzebnych w danym momencie danych. W tym celu przedsiębiorstwa stosują różne systemy zarządzania dokumentami – samodzielnie je archiwizują lub decydują się na współpracę z firmą zewnętrzną.
Zarządzanie dokumentami w firmie – kiedy postawić na outsourcing?
Na współpracę z firmą zewnętrzną najczęściej decydują się klienci, którzy nie posiadają zasobów pozwalających na efektywne zarządzanie dokumentami. Chodzi głównie o czas oraz o miejsce do ich przechowywania. Profesjonalna firma oferuje nie tylko magazyny do przechowywania dokumentów, ale również wdraża optymalne systemy zarządzania dokumentami u klientów.
Z kolei nowoczesne technologie pozwalają na cyfrowe indeksowanie i przechowywanie dokumentów, co jest bardzo dobrą metodą ochrony danych, przedłuża żywotność dokumentacji i zmniejsza koszty zużycia materiałów biurowych.
Współpraca z outsourcerem może przyczynić się do optymalizacji kosztów oraz zwiększenia automatyzacji wielu procesów, w których kluczowy jest obieg informacji. Właśnie na takie podejście możemy liczyć, kontaktując się z firmą, której oferta znajduje się na stronie https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/. Oprócz zaawansowanych technologii otrzymujesz dostęp do profesjonalnego zaplecza – magazynu i linii niszczącej, a dane firmy są należycie zabezpieczone na każdym etapie.
Zarządzanie dokumentacją a niszczenie informacji
Jednym z elementów zarządzania dokumentami w firmie jest niszczenie dokumentów. W tym procesie informacje zawarte na nośniku muszą być bezpowrotnie zniszczone. Profesjonalne firmy dysponują zaawansowanymi technologicznie liniami niszczącymi, a cała czynność wykonana jest w sposób kontrolowany, zgodnie z przepisami prawa o bezpieczeństwie danych osobowych. Po zniszczeniu dokumentów klient otrzymuje certyfikat bezpieczeństwa, który gwarantuje, że dane nie dostały się w niepowołane ręce.
