Planujesz zakup kasy i zastanawiasz się, czy dofinansowanie na kasę fiskalną jest dostępne także dla Ciebie? Z tego tekstu dowiesz się, kto może skorzystać z ulgi, jak wygląda procedura i kiedy urząd skarbowy może zażądać zwrotu. Dzięki temu łatwiej zaplanujesz wydatek na kasę bez ryzyka późniejszych problemów.
Kto może otrzymać dofinansowanie na kasę fiskalną?
Każdy, kto sprzedaje towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności oraz rolnikom ryczałtowym, prędzej czy później spotka się z obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie. Dla wielu nowych firm jest to jeden z pierwszych poważniejszych kosztów. Ustawodawca przewidział jednak ulgę, która ma zmniejszyć obciążenie finansowe przy starcie.
Dofinansowanie na kasę fiskalną dotyczy wyłącznie urządzeń online. Nie obejmuje kas z kopią papierową ani tradycyjnych kas z elektronicznym zapisem kopii, które nie łączą się z Centralnym Repozytorium Kas. To bardzo ważne, bo zakup niewłaściwego typu urządzenia automatycznie pozbawia prawa do ulgi.
Prawo wyróżnia dwie główne grupy podatników uprawnionych do skorzystania z ulgi na kasę online:
- przedsiębiorców, którzy mają ustawowy obowiązek ewidencjonowania sprzedaży i w wymaganym terminie rozpoczynają ją na kasie online,
- firmy, które formalnie nie muszą używać kas, ale dobrowolnie zaczynają prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie online i wcześniej nie stosowały żadnych kas rejestrujących.
- podmioty działające dotychczas wyłącznie w relacjach B2B, które przechodzą na sprzedaż dla konsumentów i pierwszy raz instalują kasę.
Jak działa ulga na kasę fiskalną?
Ulga polega na tym, że urząd skarbowy zwraca znaczną część ceny netto każdej kasy online, do z góry określonego limitu kwotowego. W praktyce przy typowych cenach urządzeń zwrot pokrywa sporą część wydatku, co odczują szczególnie firmy kupujące większą liczbę kas do wielu punktów sprzedaży.
Co ważne, wsparcie przysługuje na każde urządzenie osobno. Jeśli więc przedsiębiorca wyposaża kilka stanowisk sprzedaży, może liczyć na wielokrotność kwoty wynikającej z przepisów. Warunkiem jest uruchomienie każdej kasy w trybie fiskalnym w określonym czasie od powstania obowiązku ewidencjonowania w danym punkcie.
Najczęściej spotykane cechy ulgi są następujące:
- refundacja obejmuje wyłącznie kasy online spełniające wymogi techniczne z ustawy o VAT,
- maksymalna kwota zwrotu jest ograniczona ustawowo i nie może przekroczyć określonego pułapu,
- wysokość ulgi stanowi wysoki procent ceny netto urządzenia, ale nie obejmuje całego wydatku.
Ulga jest dostępna zarówno dla czynnych podatników VAT, jak i dla firm zwolnionych z podatku. Różni się tylko sposób jej rozliczenia, o czym warto pomyśleć już na etapie planowania zakupu.
Jak uzyskać dofinansowanie na kasę fiskalną?
Droga do uzyskania zwrotu kosztów zależy od tego, czy rozliczasz VAT. Czynni podatnicy dokonują odliczenia w pliku JPK_V7 lub JPK_VK, natomiast przedsiębiorcy zwolnieni z podatku składają specjalny wniosek o zwrot kosztów zakupu kasy online do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
W uproszczeniu procedurę można opisać tak:
- kupujesz kasę online i opłacasz ją w całości,
- fiskalizujesz urządzenie i zaczynasz na nim ewidencjonować sprzedaż w wymaganym terminie,
- przekazujesz dane kasy do urzędu skarbowego oraz rozliczasz ulgę w deklaracji VAT albo składasz wniosek o zwrot, jeśli korzystasz ze zwolnienia.
Do wniosku lub rozliczenia potrzebne są konkretne dokumenty. Niezbędna jest faktura potwierdzająca zakup kasy, dowód zapłaty całej należności oraz raport z kasy potwierdzający rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży. W przepisach wymieniono także dane serwisu, który dokonał fiskalizacji, dlatego dobrze je zachować w dokumentacji firmy.
Jeśli interesuje Cię oficjalna procedura wraz z aktualnymi wzorami pism, szczegóły znajdziesz w serwisie rządowym opisującym zwrot kosztów zakupu kasy online, do którego prowadzi link podany w materiałach urzędowych.
Kiedy trzeba zwrócić ulgę za kasę fiskalną?
Najwięcej wątpliwości budzi moment, w którym urząd może zażądać oddania otrzymanej ulgi. Przepisy wiążą prawo do zachowania zwrotu z nieprzerwanym używaniem kasy przez kilkuletni okres od fiskalizacji. Jeśli w tym czasie coś pójdzie nie tak, wsparcie trzeba oddać w całości.
Ustawa o VAT oraz rozporządzenie o odliczaniu kosztów zakupu kas wymieniają kilka typowych sytuacji, w których powstaje obowiązek zwrotu ulgi:
- likwidacja działalności gospodarczej albo ogłoszenie upadłości,
- sprzedaż przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części, gdy następca nie prowadzi sprzedaży na rzecz osób fizycznych,
- trwałe zaprzestanie używania kasy, niezależnie od przyczyny.
Istotne jest także to, że zwrotu wymagają organy podatkowe wtedy, gdy podatnik nie zapewnia stałego połączenia między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas lub nie zgłosi urządzenia do obowiązkowego przeglądu technicznego w wymaganym odstępie czasu. Jeśli dojdzie do jednej z takich sytuacji, czynni podatnicy VAT wykazują zwrot w pliku JPK, a firmy zwolnione z podatku przelewają środki na rachunek urzędu skarbowego w terminach wskazanych w przepisach.
Jak ograniczyć ryzyko utraty dofinansowania?
Czy da się ułożyć pracę z kasą tak, by nie martwić się o konieczność oddawania ulgi? W praktyce wiele zależy od organizacji w firmie i pilnowania kilku powtarzalnych czynności. Dobra procedura wewnętrzna bywa tu ważniejsza niż sama cena urządzenia.
W codziennym działaniu pomocne będą proste nawyki:
- planowanie zakupu kasy z wyprzedzeniem, tak aby spokojnie zmieścić się w terminach rozpoczęcia ewidencjonowania,
- zapewnienie stabilnego dostępu do internetu w każdym miejscu, w którym działa kasa online,
- wpisanie terminów przeglądów technicznych do firmowego kalendarza oraz stały kontakt z serwisem.
Warto też upewnić się przed zakupem, że wybrane urządzenie rzeczywiście jest kasą online w rozumieniu ustawy o VAT i spełnia wymogi dotyczące łączności z Centralnym Repozytorium Kas. Dobrą praktyką jest konsultacja z biurem rachunkowym, które na co dzień obsługuje rozliczenia VAT, oraz świadome używanie pojęć takich jak ulga na zakup kasy czy dofinansowanie na kasę fiskalną zgodnie z aktualnymi interpretacjami fiskusa.
Artykuł powstał przy współpracy z biuroszkola.pl.
Artykuł sponsorowany
